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Email Hosting: Qué es? Todas sus funciones y ventajas

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El email hosting también conocido como alojamiento de correo electrónico, es una herramienta necesaria para nuestras empresas, en esta guía descubrirás muchas características que necesitas conocer y muchos secretos más que te dejaran con la boca abierta. ¡Así que vamos al grano!

¿Qué es el Email Hosting?

El hosting de correo electrónico es un servicio que ejecuta servidores de correo electrónico. En pocas palabras, si posees un nombre de dominio y deseas un servicio de correo electrónico en ese nombre de dominio, deberás registrarse en un servicio de alojamiento de correo electrónico.

La mayoría de las empresas de alojamiento web también te proporcionan alojamiento de correo electrónico; sin embargo, el servicio de alojamiento de correo electrónico proporcionado por las empresas de alojamiento web en su mayor parte solo te proporciona correo electrónico POP3 y los conceptos básicos de protección contra correo no deseado / virus y otras características.

Además, algunos de los proveedores de alojamiento de correo electrónico gratuitos tienen publicidad. Una vez más, si posees una pequeña o mediana empresa (PYME), entonces no deberías querer operar el correo electrónico de tu empresa utilizando uno de estos proveedores, ya que el servicio de correo electrónico generalmente es deficiente en comparación con un servicio profesional de alojamiento de correo electrónico.

El uso de un servicio profesional de alojamiento de correo electrónico debería brindarte tranquilidad. Deberías poder concentrarte en tu negocio mientras el proveedor de Email Hosting administra tu servicio de correo electrónico.

La mayoría de los proveedores de Email Hosting ofrecen un amplio conjunto de características de correo web que incluyen alias ilimitados, reenviadores ilimitados, autorespondedores, archivos adjuntos grandes, protección robusta contra virus / spam, reglas de correo, IMAP / POP3, almacenamiento en línea, calendarios, listas de correo, listas blancas, listas negras, copias de seguridad, archivado, gestión de carpetas, gestión de contactos, etc.

También podrás acceder a tu correo electrónico desde cualquier lugar utilizando webmail, teléfono inteligente o tu cliente de correo electrónico favorito, como Outlook.

Lo mejor de todo es que el servicio profesional de Email Hosting es muy asequible. Elimina la necesidad de servidores de correo electrónico internos y personal de TI para administrar esos servidores de correo electrónico.

Compare los proveedores de hosting de correo electrónico aprovechando las pruebas gratuitas que la mayoría de las empresas de Email Hosting tienden a proporcionar y luego elige el que mejor se adapte a tus necesidades.

Requisitos básicos que un alojamiento de correo electrónico brinda

En su forma más simple, un servicio de mensajería proporciona cinco servicios individuales básicos:
  1. Una herramienta de composición de correo electrónico
  2. Una herramienta para administrar archivos adjuntos
  3. Una herramienta que envía correos electrónicos, con todos los archivos adjuntos.
  4. Una herramienta que recibe correos electrónicos y archivos adjuntos entrantes
  5. Sistema para almacenar, archivar y recuperar mensajes electrónicos enviados y recibidos

Las principales diferencias entre los diferentes hosts de correo electrónico profesional se reducen a diferentes niveles de servicio, flexibilidad, alcance y limitaciones para cada uno de estos cinco requisitos básicos.

Ventajas de elegir un buen email hosting

Un buen plan de Email Hosting debe centrarse en los siguientes aspectos:
  • Accesibilidad : Tus buzones y cuentas de correo electrónico deben estar accesibles la mayor parte del tiempo para permitirte concentrarte en tu actividad.
  • Seguridad : tus cuentas de correo electrónico deben estar protegidas de varias amenazas informáticas. Se debe proporcionar una fuerte protección antispam y antivirus.
  • Ilimitado : un plan que ofrezca un número ilimitado de cuentas de correo electrónico te dará más libertad, sin restricciones.
  • Boletín informativo : si utilizas tus cuentas de correo electrónico en un contexto profesional, puede ser interesante tener acceso a herramientas avanzadas de boletín informativo si está comercializando por correo electrónico.
  • El servidor no está en la lista negra : El spam es malo. Asegúrate de que tu servidor no haya sido incluido en la lista negra por correo electrónico masivo o peor …

Las funcionalidades básicas del hosting de correo electrónico profesional

Considera las siguientes características de Email Hosting antes de seleccionar un servidor de correo electrónico profesional.

Puntos a tener en cuenta
  1. Número de cuentas de correo
  2. Espacio disponible
  3. Reenvío de correo electrónico
  4. Auto respondedores
  5. Correo electrónico general
  6. Monitoreo de spam

1. Número de cuentas de correo electrónico asignadas

Puede ser difícil estimar la cantidad de cuentas de correo electrónico que necesitará.s Mientras que algunos planes ofrecen un número ilimitado, otros lo limitan a un puñado, ¡a veces incluso a una sola cuenta!

3. Espacio disponible

Aunque tus mensajes no ocupan mucho espacio individualmente, pueden acumularse rápidamente. Los archivos adjuntos pueden consumir aún más espacio. Algunos servidores de correo electrónico limitarán el espacio disponible. Por lo tanto, verifica estas restricciones, si las hay, antes de registrarte.

4. Alias ​​de correo y reenvío de correo

Estas características están vinculadas y te permiten asegurar de que alguien en tu empresa pueda ver todos los correos electrónicos enviados a tu sitio. La creación de alias de correo electrónico te permite “alimentar” varias direcciones en la misma cuenta para una administración simplificada.

El reenvío de correo electrónico literalmente “transfiere” el correo electrónico de una dirección a otra dirección de correo electrónico de tu elección.

5. Respondedores automáticos

Los mensajes de respuesta automática son secuencias de comandos que permiten a los titulares de cuentas de correo electrónico crear mensajes como “fuera de la oficina“. Estas herramientas son esenciales para las cuentas de correo electrónico profesionales.

6. Correo electrónico general

En algunos sistemas, un correo electrónico enviado al dominio correcto pero mal escrito se pierde esencialmente. De lo contrario, se puede almacenar en un registro oculto en una ubicación donde no se encontrará hasta que alguien lo busque.

Una cuenta Catch all email ” captura todos ” los correos electrónicos, incluso aquellos enviados a una dirección que en realidad no existe. Esta es una característica importante para las cuentas profesionales.

7. Monitoreo y filtrado de spam

Cada cuenta de correo electrónico está sujeta a spam. Busque servidores de correo electrónico profesionales que ofrezcan filtros efectivos de correo no deseado para detectar y procesar mensajes entrantes no deseados.

¿Cómo funciona un hosting de correo?

Para que cualquier aplicación o servicio de mensajería funcione correctamente, se deben usar múltiples tecnologías de manera eficiente y transparente.

Existe una tecnología que te permite ingresar texto. Existe el que le permite agregar archivos adjuntos y (opcionalmente) la tecnología que permite el formateo de texto enriquecido ( Rich Text Format, RTF ) en lugar de texto sin formato en el cuerpo de tu correo electrónico. .

Sin embargo, todas estas tecnologías solo constituirían un procesador de texto básico sin la ayuda de otro elemento tecnológico importante: el hosting de correo.

¿Cómo se dividen los correos electrónicos en paquetes?

Al igual que con todo el contenido transmitido por Internet, tus correos electrónicos se dividen en bits mucho más pequeños, llamados ” paquetes “.

Cuando presionas el botón enviar, todos estos paquetes se agrupan y se transmitirán al servidor de correo de tu servidor de correo. Este servidor es una computadora central conectada a la Web para administrar un aspecto específico de los recursos de Internet, como tu dominio / sitio web o tu hosting de correo electrónico.

Servidores de correo entrantes y salientes

Por lo tanto, un hosting de correo electrónico solo administra los mensajes de correo electrónico. En realidad, tiene dos tipos de servidores: un servidor saliente y un servidor entrante.

Cuando el servidor de correo “lee” las direcciones del remitente y el destinatario en los campos de correo, el servidor establece así una conexión con el servidor de correo del destinatario.

Transmite paquetes que contienen el encabezado o metadatos (es decir, los diversos campos que transmiten datos relacionados con este correo electrónico específico), así como paquetes que contienen el mensaje real.

Direcciones IP y el registro de nombres de dominio

Cada dominio está asociado con una dirección única (es decir, la dirección IP, donde “IP” significa ” Protocolo de Internet “). Es un poco como la dirección de una casa o edificio.

El registro de nombres de dominio almacena datos que vinculan los nombres de dominio con sus respectivas direcciones IP . En el proceso de transmisión / recepción de correo electrónico, el hosting de correo electrónico contacta al servidor DNS para obtener esta información de dirección. Este servidor saliente luego entrega el correo electrónico al servidor de correo entrante del destinatario.

El servidor realiza una rápida verificación de “identidad” para asegurarse de que realmente se debe enrutar al destinatario previsto. Luego, el correo electrónico se entrega a la bandeja de entrada del destinatario.

Las diferentes formas de configurar una cuenta de correo electrónico

Existen diferentes protocolos diseñados para administrar diferentes partes del proceso de transacción de correo electrónico. El protocolo específico utilizado depende del lado de la transacción procesada.

Como una transmisión de datos y contenido entre dos puntos a través de la Web, la mensajería electrónica depende del conjunto de protocolos de Internet. Este es el conjunto de protocolos de comunicación utilizados por las redes de computadoras, incluido Internet.

¿Qué es TCP / IP?

Este conjunto de herramientas se llama TCP / IP, basado en dos de los protocolos críticos que sirven de base para el conjunto de protocolos: el Protocolo de Control de Transmisión (TCP) y el Protocolo de Internet (IP). Cada servidor de correo profesional debe admitir tres protocolos TCP / IP básicos para garantizar el correcto funcionamiento de tu cuenta de correo electrónico:

  1. SMTP
  2. POPULAR
  3. IMAP

1. SMTP

El Protocolo simple de transferencia de correo es el estándar para enviar y recibir correo electrónico a través de Internet. Es similar a HTTP, el estándar para enviar documentos a través de Internet.

Afortunadamente, cualquier plan de Email Hosting profesional incluirá acceso SMTP. Por lo tanto, no es necesario verificar la existencia de este protocolo con tu servidor de correo electrónico. SMTP es un requisito previo.

2. POP

Post Office Protocol es uno de los dos protocolos de mensajería cliente-servidor disponibles. POP3 es la tercera versión más popular de este protocolo.

También hay un POP4 que proporciona un puñado de nuevos comandos a los estándares POP3 existentes para un poco más de funcionalidad.

Las configuraciones POP esencialmente asignan un rol de oficina postal al servidor de correo. En resumen, transmite mensajes, pero no guarda copias de esos mensajes.

Por lo tanto, la administración de tu correo electrónico se realiza esencialmente en el cliente de correo electrónico en sí, no en el servidor de correo electrónico. Esto significa menos consumo de recursos para el servidor de correo. La desventaja es que pierde la capacidad de sincronizar los archivos de una cuenta de correo electrónico en múltiples dispositivos.

3. IMAP

Protocolo de acceso a mensajes de Internet es el otro de los dos protocolos de mensajería cliente-servidor. A diferencia de la configuración POP, la configuración IMP significa que todos los mensajes en la cuenta permanecen almacenados en el servidor de correo.

Los metadatos asociados con cada mensaje y los datos que indican si el correo electrónico ha sido leído o respondido también permanecen en el servidor de correo.

¿Por qué elegir IMAP sobre otros protocolos de mensajería?

La razón principal para elegir IMAP es que proporciona una mejor accesibilidad. Tú y tus empleados pueden acceder, usar y recuperar mensajes de correo electrónico en múltiples dispositivos en lugar de solo uno.

Entonces, por ejemplo, puedes revisar tu correo en tu computadora portátil y luego volver a leer los mensajes de esta conversación en tu teléfono inteligente sin perder datos o confundir un mensaje leído con un mensaje no leído.

Las diferencias entre POP e IMAP

Es importante que comprendas las diferencias entre las configuraciones POP e IMAP para que puedas elegir la mejor opción para el alojamiento profesional de direcciones de correo electrónico para tu negocio.

La configuración del correo electrónico en POP

Las configuraciones de correo electrónico POP son ideales para cualquier persona que use un solo dispositivo para acceder y administrar su cuenta de correo electrónico. Si este es tu caso, la configuración del correo electrónico POP debería satisfacer tus necesidades.

¿Cuáles son las desventajas del correo electrónico POP?

No podrás verificar tu correo desde otro dispositivo o ver nuevos mensajes que han llegado a tu servidor desde la última verificación de tu cuenta en el dispositivo principal de su elección.

También es importante tener en cuenta que, aunque la configuración POP te permite desactivar la eliminación de correos electrónicos de tu servidor, esto podría conducir a un archivado desordenado de mensajes que no deseas conservar.

También podría significar que tu cliente de correo electrónico termine descargando varias copias de los mismos mensajes de correo electrónico una y otra vez.

La configuración de IMAP

IMAP es un conjunto completamente diferente de protocolos y procesos. En cierto sentido, es más como un servicio de Dropbox para tu correo electrónico. Los mensajes descargados a tu cliente de correo electrónico también se guardan en los servidores, que se sincronizan regularmente con tu cliente.

Cuando ves un correo electrónico configurado para IMAP, tu servidor lo guarda, pero lo marca como “leído”. Esto significa que no se descarga varias veces a tu cliente bajo la etiqueta “no leído”. Esto puede causar confusión y complicaciones significativas en los seguimientos administrativos. Del mismo modo, si eliminas un mensaje de tu cliente, también se eliminará de tu servidor.

Beneficios de IMAP

La fortaleza de este sistema es obvia: no importa dónde revises y trabajes con tus correos electrónicos y no importa cuántos dispositivos uses, tus mensajes están organizados y sincronizados en todos estos dispositivos.

Tus mensajes permanecen almacenados y marcados como leídos o no leídos, dependiendo de tu última interacción con cada correo electrónico.

Los beneficios de IMAP son bastante claros, especialmente si tu empresa tiene más de un empleado y no siempre se limita a un solo dispositivo. Si deseas que tus empleados puedan ver y responder mensajes de correo electrónico mientras viajan, en la oficina, en el hogar o en la carretera, IMAP es esencial.

Las desventajas de IMAP

Por supuesto, la desventaja es igual de obvia. Mantener copias de todos estos mensajes significa que necesitará más espacio disponible en el disco. Este espacio puede saturarse rápidamente, especialmente si hay un montón de archivos adjuntos.

Sin embargo, hay soluciones fáciles para esto. La mayoría de los clientes de correo electrónico, como Outlook, ofrecen funcionalidad de archivo o te permiten mover archivos a carpetas locales, liberando espacio en el servidor.

En general, elige un host de correo profesional que ofrezca IMAP incluso si no lo estás utilizando ahora. Es muy probable que desee migrar a IMAP más tarde.

Consideraciones al elegir un host de correo profesional

Si deseas una dirección de correo electrónico basada en el dominio para tu negocio, necesitarás encontrar un proveedor de alojamiento web que satisfaga todas tus necesidades.

Hay varios factores a considerar al elegir el alojamiento de correo electrónico profesional para tu correo electrónico. Esta incluye:

  1. La cantidad de direcciones de correo electrónico que necesitarás
  2. Tipos de archivos que planeas enviar
  3. Qué tan importante es evitar ser considerado un spammer
  4. Necesidades de archivo y almacenamiento
  5. Tiempo de actividad y soporte

1. El número de direcciones de correo electrónico que necesitas

Dos factores determinan el espacio que necesitas: la cantidad de direcciones de correo electrónico que necesita y el tamaño de los archivos adjuntos que planeas enviar.

Si planeas necesitar 30 direcciones de correo electrónico para tus empleados, necesitarás más espacio que una persona que trabaje sola. Además, los tipos de archivos que planeas enviar son importantes.

2. ¿Qué tipo de archivos planeas enviar?

Los archivos como imágenes (JPG, PNG, etc.) , archivos de audio y PDF pueden ocupar mucho espacio. Recuerda que si tu empresa envía regularmente archivos grandes como este, necesitarás más almacenamiento.

3. Evita los filtros de spam

Si es absolutamente esencial que tus correos electrónicos se envíen correctamente, considera un VPS o un plan dedicado. Recuerde que si tienes un plan de alojamiento compartido, tú y todos los demás que tienen archivos en este servidor tienen la misma dirección IP. Si alguien en tu servidor es un spammer, todos en el servidor pueden ser incluidos en la lista negra.

Esto no sucederá si estás utilizando un VPS o un servidor dedicado . Se te asignará una dirección IP dedicada. Otra opción es utilizar un servicio de correo electrónico de terceros, como Google Apps.

4. Necesidades de archivo y almacenamiento

Si planeas usar IMAP, tu servidor guardará copias de todos los correos electrónicos enviados y recibidos. Esto también afectará la asignación de almacenamiento de tu servidor y debe tenerse en cuenta al elegir un host de correo electrónico.

5. Disponibilidad y soporte

Si tu empresa utiliza mucho el servicio de correo electrónico, deberás buscar un hosting de correo electrónico profesional que ofrezca soporte fácilmente accesible y tiempo de actividad garantizado .

Email Hosting colaborativo especializado

Las empresas necesitan mejores servicios de comunicación y colaboración en un mercado global cada vez más competitivo y desafiante. Necesitan herramientas para mejorar la productividad y proporcionar un aspecto profesional que les ayudará a centrarse en las tareas más importantes. Esto les permitiría mantener buenas relaciones con sus clientes y socios comerciales.

Existen 2 plataformas profesionales de correo electrónico que ofrecen características de seguridad mejoradas y facilidad de uso, especialmente para pequeñas y medianas empresas.

  1. Microsoft Exchange
  2. Zimbra

1. Hosting de Microsoft Exchange

Microsoft Exchange es considerado el servidor de mensajería y colaboración más popular del mundo. Tiene todas las funciones para compartir información y correo electrónico que se encuentran en Microsoft Outlook, así como en otros clientes de correo electrónico.

El hosting de Mail Exchange te permite evitar la molestia y el gasto de mantener tu propio servidor Microsoft Exchange. Obtienes un servicio ininterrumpido, funciones fáciles de usar, seguridad avanzada y más.

Microsoft Exchange cumple 2 objetivos principales:

  • Servidor de correo: Exchange admite clientes POP, IMAP y de correo web, así como Microsoft Outlook y Microsoft Entourage.
  • Servidor de colaboración : Exchange permite a los usuarios compartir información, carpetas, sus calendarios, contactos y tareas, ya sea utilizando Outlook en tu computadora o Outlook web a través de un navegador web

Hay diferentes versiones de Microsoft Exchange. Desde su creación en los años 93, nunca ha dejado de progresar y mejorar.

La mayoría de los planes y servicios de Email Hosting de Exchange mencionados en nuestra comparación se basan en Microsoft® Exchange Server 2007 y Windows® SharePoint® Services 2019 .

2. Email Hosting Zimbra

Zimbra es una solución profesional de mensajería, calendario y colaboración diseñada para la nube, tanto pública como privada. Con una interfaz de navegador rediseñada, Zimbra ofrece la experiencia de mensajería más innovadora disponible en la actualidad, conectando a los usuarios finales con información y actividad de sus nubes personales.

Zimbra viene con una multitud de características, entre las cuales cito las siguientes:

Función de chat en línea

  • Comunícate con otros usuarios directamente desde la web de Zimbra.
  • Invita y elimina usuarios de la lista de amigos y asigna apodos.
  • Comienza a chatear con un solo clic.
  • Muestra tu estado de ánimo con emojis.
  • Alterna entre cuatro mensajes de estado: Disponible, Ausente, No molestar o Invisible.
  • Activa el chat de Zimbra y tus usuarios estarán listos para comenzar a chatear.

Mensajería y colaboración

  • Conecte a los usuarios a sus nubes personales con un buzón más inteligente que integra correo electrónico, tareas, libreta de direcciones, calendario, archivos y aplicaciones empresariales.
  • Elige entre varias opciones de implementación: en una nube privada como un dispositivo virtual o alojado en una nube pública.
  • Manténte conectado en cualquier lugar en cualquier teléfono inteligente u otro dispositivo con IMAP / POP, CalDAV y CarDAV.
  • Trabaja en línea o fuera de línea con Zimbra Desktop o clientes como Microsoft Outlook a través de IMAP / POP, CalDAV y CarDAV.
  • Integración con directorios externos para autenticación, listas de direcciones y aprovisionamiento.

Experiencia web integrada y avanzada

  • Aumenta tu productividad con una interfaz innovadora, recientemente mejorada, robusta y basada en navegador
  • Pestaña de búsqueda dedicada con filtros comunes que son fáciles de personalizar
  • Envía y recibe fácilmente mensajes de correo electrónico autenticados y encriptados usando S / MIME o Zimlet OpenPGP.
  • Gestión productiva de documentos, archivo / partida, intercambio instantáneo de documentos y archivos.
  • El Asistente de calendario busca horarios de reunión de grupo óptimos y es interoperable con Microsoft Exchange.
  • Transforma Zimbra en un “centro de colaboración” personalizado integrando aplicaciones web y servicios web externos, como Salesforce, y aplicaciones empresariales, incluidas Oracle y SAP.

Administración simplificada

  • La consola de administración web AJAX optimizada y orientada a tareas permite la administración en cualquier lugar.
  • Servicios integrados de antispam, antivirus y directorio (LDAP, Active Directory).
  • Administra la funcionalidad del usuario final, las cuotas y las políticas de almacenamiento a través de la Clase de servicio (CoS).
  • Los asistentes de migración permiten a los clientes migrar rápida y fácilmente desde entornos Microsoft Exchange y Domino a Zimbra.

En cualquier lugar, cualquier dispositivo

  • Sincronización a iOS (iPhone, iPad), teléfonos inteligentes y tabletas basados ​​en Windows y Android, con IMAP / POP, CalDAV y CarDAV
  • Experiencia de navegador enriquecida para correo electrónico, contactos, calendario y archivos Zimbra en cualquier dispositivo compatible con xHTML

Zimbra Desktop y clientes de escritorio

  • Disfruta de la misma poderosa experiencia fuera de línea de Zimbra con Zimbra Desktop, el cliente de correo electrónico gratuito para computadoras de escritorio Windows, Mac o Linux que utilizan IMAP / POP, CalDAV y CarDAV.
  • Gmail, Yahoo! Mail, AOL, Hotmail y otras cuentas POP / IMAP.
  • Sincronizar Gmail, Yahoo! Libreta de direcciones y calendario.

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